Penerimaan Anggota Baru | 001

Penjelasan Dasar:

  • Administrator: pihak yang memiliki akses penuh terhadap: Konten dan database di dalam situs STAR SHARE, Email dan Google Drive.
  • Kepala Divisi: Orang yang bertanggung jawab atas pekerjaan dari Divisinya. Kepala Divisi mungkin tidak memiliki akses seperti Administrator.

 

Tahapan Prosedur Kerja

Mengirimkan Email Permintaan Informasi data Diri

Mengirimkan email pemberitahuan “Pengiriman Kelengkapan Data Diri”.

  1. Masuk ke dalam ZOHO Mail dengan menggunakan akses berikut: ZOHO Mail- STARSHARE ASIA- Recruitment [Akses]
  2. Gunakan template Email: Berikan data diri Anda | Department Recruitment | STAR SHARE. Jangan lupa mengedit konten nya (terutama yang berwarna merah) sebelum dikirimkan.

Membuat Data User

  1. Membuat sebuah NOTES di dalam ZOHO MAIL atas profil user tersebut, dan mengisi detail nya (Administrator). Gunakan template: Profile Kosongan [Template]- (ZOHO Notes)
    1. Format Judul: Nama_User [Profil]
    2. Gunakan Template: Profil Anggota [Template].
    3. Mengisi data diri awal, yang sudah ada.
      1. Nama Lengkap.
      2. No telp 1.
      3. ID Anggota. Format: Nama Panggilan.5_digit_nomor_acak
      4. Tanggal Masuk.
      5. Standar Gaji Normal.
      6. Level jabatan.
      7. Posisi Jabatan.
      8. Pimpinan Divisi.
  2. Mendokumentasikan semua lampiran dan informasi aplikasi lamaran kerja, bagi pelamar kerja yang diterima.
    1. Masuk ke Google Drive >> Team Member >> Pilih “Department” >> Buat Folder sesuai dengan ID Anggota.
    2. Masukan semua lampiran dan print email aplikasi lamaran kerja ke dalam folder tersebut, dengan ketentuan sbb:
      1. Untuk Data Diri yang dikirimkan, print dengan format nama file: Data Diri- ID Anggota
      2. Untuk email aplikasi lamaran kerja yang dikirimkan, print dengan format nama file: Aplikasi Lamaran Kerja- ID Anggota
      3. Untuk jawaban evaluasi yang di kirimkan, download semua jawaban nya dan masukan ke dalam Folder: Jawaban Test Recruitment
      4. Untuk KTP atau dokumen lampiran lain, simpan file nya dengan format nama: KTP atau SIM, dll. Sesuai dengan nama lampiran nya.
      5. Khusus untuk File KTP yang telah di Upload, dapatkan link sharing nya kemudian tuliskan di dalam Notes.
  3. Membuat data User untuk ZOHO MAIL
    1. Masuk ke menu: Control Panel >> User Detail (Side Bar) Add New User (Top Bar)
    2. Tuliskan nama lengkap dari User tersebut. Hal ini akan kita gunakan untuk melakukan @Mention di dalam Notes.
    3. Setelah dibuat, tuliskan data login nya di dalam ZOHO MAIL- Notes- Nama Anggota Ybs.
  4. Membuatkan data User terbaru ke dalam situs STAR SHARE ORG.
    1. Masuk ke Sidebar Menu “User” >> Add New.
      1. Catatan: User memiliki peran sebagai “Subscriber”.
      2. Pembuatan Username menggunakan huruf kecil semua, yang di tuliskan sesuai dengan nama lengkap nya. Misalkan, ada anggota dengan nama: Nita Andelia Mandasari, buat username nya dengan format: nita_andelia_mandasari atau nita_andelia_m
      3. Untuk email, gunakan email ZOHO yang akan diberikan.
        1. Jika sebelumnya terdapat User STAR SHARE yang menggunakan email yang sama, maka ganti terlebih dahulu email dari User tersebut. Tapi jangan di hapus User nya.
    2. Setelah dibuat, tuliskan data login nya di dalam ZOHO MAIL- Notes- Nama Anggota Ybs.
  5. Mensetting: User Group.
    1. Lihat menu nya disini: Users >> User group
    2. Bagian User Group yang harus di ubah adalah: Umum Internal dan Departemen terkait
  6. Membuat data User untuk Situs STAR SHARE, Department terkait
    1. Catatan: User memiliki peran sebagai “Subscriber”.
    2. Untuk email, gunakan email ZOHO yang akan diberikan.
    3. Setelah dibuat, tuliskan data login nya di dalam ZOHO MAIL- Notes- Nama Anggota Ybs.
    4. Mensetting: User Group. Masukan user baru tersebut ke kelompok “Internal”.
  7. Memberikan Akses ke Google Drive- Folder Bersama (Administrator).
  8. Membuat dan Memberikan Akses ke Google Drive- Cloud Member
    1. Masuk ke folder berikut: Google Drive >> Cloud Member >> Nama Departemen
    2. Buat folder baru di dalam nya, dengan nama format folder: Nama Anggota (ID Anggota).
    3. Masukan alamat email Gmail dari Anggota baru tersebut, untuk mengundang nya sebagai kontributor.
    4. Dapatkan link sharing Folder Cloud Member tersebut, kemudian tuliskan link sharing nya di dalam Notes.
  9. Mention nama Anggota tersebut di dalam komentar Notes.
  10. Tambahkan komentar: Tanggal mulai mengerjakan Ujian Masuk Umum: XX-XX-XXXX. Tanggal deadline: XX-XX-XXXX
  11. Melakukan panggilan Telp untuk mengkonfirmasi bahwa keanggotaan sudah diterima (Pemimpin Divisi).

Melakukan Training

  1. Mengirimkan informasi melalui email (Administrator).
    1. Masuk ke dalam ZOHO Mail- Recruitment. Gunakan ZOHO Mail- Recruitment- STAR SHARE ASIA [Akses].
    2. Gunakan template email: Training Kerja- Bag Teknis SESI1 | Recruitment Departement | STAR SHARE
    3. Edit konten di dalam email tersebut (khusus nya yang berwarna merah).
  2. Menunggu anggota mengirimkan beragam jawaban evaluasi (Pemimpin Divisi).

Melakukan Pengecekan Jawaban Evaluasi Training

  1. Melakukan pengawasan terhadap Member baru, yang meliputi: Menanyakan kendala, membantu kendala yang muncul, mengingatkan untuk menuliskan jam kerja, mengingatkan untuk dengan lekas mengirimkan hasil evaluasi, dan beragam hal yang perlu dilakukan lain nya.
  2. Melakukan penilaian terhadap hasil evaluasi yang dikirimkan, kemudian menuliskan hasil penilaian di dalam profil User (Pemimpin Divisi).
    1. Penilaian atas hasil evaluasi ini dilakukan di dalam NOTE Zoho mail member yang bersangkutan. Kemudian menuliskan link tentang nilai hasil evaluasi tersebut di kolom komentar.
  3. Memutuskan apakah User diterima atau tidak (Pemimpin Divisi).
  4. Memindahkan beragam file evaluasi ke Folder Team member (Google Drive)>> Departemen terkait >> Nama Member >> Buat folder baru dengan nama “Ujian Masuk Umum”.

Arsip Versi dan Revisi

 

Subscribe
Notify of

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments