EXT- Manager Departemen

Manager Departement adalah orang yang bertanggung jawab atas keberhasilan tugas yang telah diberikan oleh pihak Direksi di dalam departemen yang dipimpin nya. Tanggung jawab nya ditujukan kepada pihak Direksi. Cakupan tugas nya sangat luas, yang meliputi seluruh koordinasi di dalam departemen nya. Mulai dari pembuatan sistem kerja, pembangunan sistem kerja, pembangunan fitur, pelaporan kepada pihak Direksi, dll. Sebutan Manajer Departemen di tiap departemen berbeda- beda. Posisi Manajer Departemen di untuk departemen Finance disebut sebagai CFO (Cief Financial Officer). Untuk departemen Human Resource disebut CHRO (Cief Human Resource Officer), dll.

Manajer Departemen biasanya dibantu oleh Assistant (atau Asistant Manager) dalam mengerjakan tugas- tugas secara langsung, dan Supervisor yang membantu mengerjakan sistem kerja.

 

Job Description

  • Tanggung Jawab: Menyelesaikan tujuan departemen dengan bantuan staf (Assistant dan Superintendent) yang mengelola nya; merencanakan, mengeksekusi, mengevaluasi dan melaporkan kegiatan departemen.
  • Tugas:
    • Berkolaborasi dengan pihak direksi direksi dalam:
      • Memformulasikan strategi perusahaan.
      • Memberikan informasi yang tepat dan akurat atas riset data yang diminta oleh pihak Direksi.
    • Berkolaborasi dengan pihak manajer departemen:
      • Memberikan feedback atau penyempurnaan sistem kerja di departemen yang lain.
      • Memberikan kontribusi (baik itu informasi ataupun tenaga) kepada Manajer departemen lain, untuk membantu mereka memberikan wawasan atas kebijakan, aturan, dll, yang akan mereka ambil.
      • Ikut serta dan berkolaborasi dengan bagian HRD untuk melakukan perekrutan anggota di departemen nya. Bisa berupa: interview, pembuatan soal tes, dll.
    • Mensukseskan Eksekusi sistem kerja yang di tuangkan dalam aktivitas kerja, dengan cara:
      • Merencanakan dan mengeksekusi tugas yang telah di tentukan oleh pihak Direksi, atau tugas yang telah di tambahkan oleh Manager Departemen itu sendiri.
      • Memprediksi resiko yang terjadi atas segala pelaksanaan aktivitas kerja yang dilakukan oleh setiap members di departemen nya.
      • Menjaga sistem kerja operasional agar tetap selalu berjalan.
    • Memaintenance performa anggota team di departemen nya (semua members termasuk Asmen, SPi dan anggota divisi lain), dengan cara:
      • Memberikan motivasi
      • Memberi penghargaan atas pekerjaan yang telah diselesaikan dengan baik.
      • Melatih. Melakukan training kepada Assistant dan Superintendent di dalam departemen nya.
      • Membina.
      • Mendisiplinkan.
      • Melakukan koordinasi
      • Menetapkan dan menerapkan kebijakan dan aturan kerja (baik itu yang universal maupun yang dari departemen).
    • Memaintenance, membangun dan memperbaiki sistem kerja di dalam departemen nya dengan cara:
      • Menerapkan, memodifikasi, mengurangi dan menambahkan kebijakan dan aturan di departemen.
      • Membangun atau menambahkan sistem kerja yang belum di buat untuk menyempurnakan keseluruhan pembangunan sistem di dalam departemen.
      • Memodifikasi sistem kerja yang telah dibuat untuk menyempurnakan sistem kerja tersebut.
      • Melakukan improvement dan evaluasi atas sistem kerja yang dibuat nya.
      • Menambahkan, mengurangi atau memodifikasi daftar tugas manajer departemen di dalam departemen nya.
    • Memberikan laporan kepada pihak upline berupa:
      • Laporan performa minimal setiap 3 hari sekali, atas segala aktivitas kerja yang dilakukan.
      • Membuat catatan minimal setiap dua minggu sekali tentang performa anggota yang ada di dalam departemen nya.
      • Memastikan akurasi laporan yang diberikan oleh Assistant dan Superintendent di departemen nya.
  • Wewenang:
    • Aset/ Tools (akses 3rd Party, peralatan, inventaris, sarana administrasi, dll)
      • Memberikan akses atas aset ataupun account perusahaan yang berada di dalam teritorial departemen nya, kepada anggota internal.
      • Penggunaan (secara langsung maupun menggunakan akses nya) atas aset, peralatan, account milik perusahaan yang berada di dalam teritorial departemen nya.
    • Sistem Kerja (aturan, ketentuan, kebijakan, tugas):
      • Menentukan atau mengubah tanggung jawab, tugas dan wewenang untuk Assistant dan Superintendent.
      • Memberikan tugas khusus (apapun tugas itu namun harus berhubungan dengan pekerjaan di perusahaan) kepada Assistant, Superintendent ataupun Members di dalam departemen nya.
      • Mengambil keputusan sepihak secara independent -meskipun bertolak belakang dengan saran manajer departemen yang lain- di dalam jangkauan wilayah manajemen nya.
    • SDM:
      • Memilih atau mengganti assistant dan superintendent (manager sub departemen).
  • Hak:
    • Meminta penambahan anggota kepada bagian HRD.
    • Meminta pembangunan sistem kerja atau pengadaan tools dari departemen lain, agar cocok dan seragam dengan divisi departemen lain tersebut yang di posisikan di dalam departemen nya. Contoh: Divisi CS yang berada di dalam departemen operasional startup.
    • Menolak permintaan pembangunan sistem kerja dari manajer departemen lain, untuk divisi departemen nya yang di posisikan di dalam departemen lain.
    • Mengajukan penambahan atau perubahan sub departemen kepada pihak direksi.
    • Mengajukan perubahan tanggung jawab (hanya tanggung jawab saja) kepada pihak direksi.
  • Batasan:
    • Tidak boleh meminta data dari departemen operasional startup yang lain.
    • Tidak boleh mencampuri urusan, kebijakan, tindakan di departemen lain nya.

Catatan

  • Posisi Superintendent adalah optional. Jika departemen tersebut memiliki Sub-Departemen, maka terdapat posisi Superintendent di dalam nya. Jika di dalam departemen Anda tidak memiliki Sub-Departemen, maka abaikan perihal tentang Superintendent tersebut.
  • Manager Departemen hanya melakukan training kepada Assistant dan Superintendent saja. Perihal tentang training kepada Members, dilakukan oleh Superintendent ataupun Assistant Manager.

 

Kualifikasi (Persyaratan)

Berikut ini adalah kualifikasi atas persyaratan umum bagi rekan- rekan yang ingin memasuki posisi Manager Departement ataupun Superintendent Sub Departement. Hal yang di beri tanda [Wajib] berarti wajib untuk dimiliki.

Condition

  • Berusia minimal 20 tahun.
  • Memiliki pengalaman basic di bidang yang ingin dimasuki nya, minimal 2 tahun. Perihal tentang pengalaman Basic ini bisa dilihat di persyaratan khusus pada posisi CO- Founder yang ingin dimasuki.
  • Memiliki laptop/ komputer/ PC [Wajib].
  • Memiliki pengalaman kerja apapun minimal 1 tahun.
  • Memiliki sambungan WiFi di rumah.
  • Memiliki kelebihan khusus, yang sekiranya bisa mendukung aplikasi job yang Anda kirimkan. Contoh nya: Mendapat juara satu kontes programer se-jawa tengah, memiliki nilai IPK 4.0, berpengalaman 10 tahun di bidang Manajemen, dll.

Personality

  • Memiliki visi yang sama [Wajib].
  • Percaya diri. Tidak sungkan dalam memerintah orang lain [Wajib].
  • Komunikasi lancar [Wajib].
  • Teliti [Wajib].
  • Penuh pertimbangan [Wajib].
  • Mampu bekerja sama dengan tim [Wajib].
  • Mengedepankan kepentingan perusahaan diatas kepentingan pribadi yang tidak urgent (mendesak).
  • Menyukai observasi pengetahuan baru, baik itu dengan cara ikut serta di dalam group yang sesuai bidang co-founder yang dimasuki nya, membaca buku, membaca artikel, dll. Berbagai macam upaya untuk membuat diri nya lebih baik dan menambah pengetahuan.

Skill

  • Kemampuan menulis konten. Konten yang akan ditulis adalah tentang prosedur kerja. Penulisan konten harus sesuai EYD, dapat dipahami dengan mudah oleh orang lain, penulisan nya pun harus lengkap sesuai topik [Wajib].
  • Mampu memprediksi resiko yang muncul atas prosedur kerja yang dibuat nya. Bisa dikatakan, mampu berperan sebagai project manager, yang mampu merencanakan, mengeksekusi rencana, mengevaluasi dan melakukan improvement atas project atau planing tersebut.

 

Aturan Kerja

  • Penggunaan manajemen kepala dan ekor, untuk setiap tugas koordinasi yang dilakukan. Manajemen ini adalah tindakan dimana sebuah divisi memiliki tanggung jawab penuh terhadap tugas dan/ atau project yang dikerjakan nya. Hanya informasi yang telah diproses lah yang perlu dikirimkan kepada divisi/ bagian yang lain.
    • Contoh kasus sederhana adalah tentang bagian finance yang berniat melakukan pembelian barang kebutuhan kantor. Di perusahaan kita, kas tunai di pegang oleh CEO. Bagian Finance tidak perlu memberitahukan barang apa saja yang akan di beli, ke CEO. Dia hanya perlu memberitahukan berapa jumlah yang dia butuhkan. CEO kemudian memberikan (mentransfer) uang dalam jumlah tersebut.
    • Alasan: Kita tidak ingin memiliki banyak anggota yang kebanyakan dari mereka bersifat seperti buruh. Dengan strategi manajemen kepala dan ekor, setiap individu (baik itu manajer maupun User) memiliki suatu tanggung jawab penuh dan wewenang penuh terhadap tugas dan project yang diberikan kepada nya. Hal ini akan memaksa mereka untuk berfikir, dan menjadi semakin maju kedepan nya.
  • Team yang termasuk di dalam manajemen, harus memberikan solusi atau -jika tidak ditemukan solusi- solusi alternatif atas project, task atau kendala yang dihadapi. Tidak bertanya tentang “bagaimana detail cara melakukan nya”.
  • Selalu menanyakan kepada diri sendiri dengan serius terhadap keputusan ketika mengambil tindakan atau keputusan dalam membuat sistem kerja.
    • Penjelasan: Jangan sampai keputusan- keputusan itu tidak memiliki dasar yang kuat ketika diambil. Hal ini bisa di cek, keputusan dengan dasar yang lemah argumen nya lebih mudah dipatahkan atau mudah disanggah.
  • Jangan mengambil tindakan sesuai apa yang kamu tahu.
    • Penjelasan: Ketika mengalami jalan buntu, jangan langsung mengambil tindakan sesuai pengetahuan mu. “Jika alat yang kamu miliki adalah Palu, maka semua masalah akan tampak seperti paku”. Tapi sayang nya, tidak semua masalah itu bisa diselesaikan dengan cara dipalu. Lakukan riset. Coba Berfikir diluar kotak.
  • Taati aturan yang Anda buat sendiri.
  • Pemberian Akses, baik itu berupa data login (Username& password) diberikan di dalam private pages yang berjudul: ID Anggota- Akses.
    • Private Pages yang dimaksud adalah Menu FAQ, yang disetting visibility nya menggunakan plugin Post Access Controller.
    • Cara memberikan akses, bisa dilihat disini: Cara Memberikan Data Login
    • Perubahan keputusan bisa diluhat disini: Data Login diberikan melalui akses private pages  
  • Setiap data login yang diberikan kepada User yang keluar dari organisasi, harus diganti oleh penanggung jawab akses database.
    • Alasan: Untuk menghindari penyalah gunaan oleh User yang sudah keluar dari organisasi, ketika seseorang User telah keluar dari organisasi, data login itu harus di ubah.
  • Setiap database di pegang tanggung jawab nya oleh seseorang kepala departemen.
    • Sebagai contoh kasus, kepala departemen operasional memegang tanggung jawab atas database login 3th Party di departemen nya. Pemberian informasi tentang data login (Username, email, password, dll) diberikan oleh kepala departemen kepada User yang membutuhkan.
    • Alasan: Harus ada seorang penanggung jawab atas setiap database yang dipegang di sebuah departemen. Penanggung jawab ini memiliki hak untuk memberikan akses kepada siapapun atau pihak manapun untuk menggunakan akses itu, dan juga memiliki tanggung jawab untuk mengganti informasi data login itu ketika Ybs sudah tidak lagi memerlukan akses tersebut.
  • Manajer di tiap bagian tidak boleh mencampuri urusan atau mencampuri pengambilan kebijakan di departemen yang lain.
    • Penjelasan: Setiap manajer departemen memiliki deskripsi kerja nya masing- masing. Setiap manajer berfokus dengan maksimal kepada urusan yang harus diselesaikan nya. Setiap manajer sudah memiliki tugas nya masing- masing dan bertanggung jawab penuh atas pengambilan keputusan yang dilakukan nya.
      • Bertanggung jawab penuh berarti, setiap keputusan yang diambil -baik itu yang benar maupun yang salah; yang nantinya berhasil ataupun gagal- adalah tanggung jawab dari manajer departemen tersebut seorang diri.
    • Alasan: Kebijakan ini diambil dikarenakan seseorang yang fokus terhadap suatu hal lebih mampu melihat resiko- resiko yang mungkin muncul, daripada orang yang tidak berfokus mengerjakan nya. Orang yang fokus lebih dipercaya untuk mengambil keputusan daripada orang yang tidak fokus atau tiak mengerjakan tugas itu secara langsung, karena dia lebih mampu melihat keadaan yang sebenarnya daripada orang lain/ pihak lain yang melihat keadaan nya secara sekilas.
      • Terdapat suatu fenomena “Fatamorgana”. Dimana keadaan yang dilihat dari jauh, tidak seperti keadaan sebenarnya ketika di dekati. Hal ini berlaku pada tindakan pengambilan keputusan. Rakyat selalu menginginkan harga murah dan pekerjaan yang lapang, namun tidak ingin mengimprove diri mereka.
  • Informasi yang disampaikan oleh Sekretariat 1 dan Sekretariat 2 harus dilakukan atau di tindak lanjuti.
  • Manajemen kepala dan Ekor.
  • Semua tindakan didasarkan pada standart yang ditetapkan -oleh Anda sendiri.
  • Sistem kerja tidak boleh melekat pada Human/ SDM, tetapi harus berbentuk aset Knowledge yang di dokumentasikan [ADD 28.01.2018- WILLY]
    • Penjelasan: Mendirikan sebuah usaha itu tidak sulit. Hal tersulit adalah menjalankan nya dan mempertahankan usaha tersebut selama mungkin. Pengertian mendasarkan sistem kerja pada SDM adalah sistem kerja atau prosedur kerja suatu bisnis tidak dituliskan, tetapi hanya sekedar diketahui di dalam kepala SDM pelaku proses tersebut. Jika sistem kerja berada di dalam kepala SDM, bisa menimbulkan resiko besar di kemudian hari.
    • ALASAN: Apabila Pelaku Proses tidak lagi berada di dalam posisi nya, contoh nya adalah: Keluar, dipindah tugaskan ke departemen lain ataupun merangkap jabatan, maka sistem kerja pun akan ikut hilang bersamaan dengan keluarnya SDM tersebut. Perusahaan akan menjadi pincang dalam bergerak karena sistem kerja nya hilang bersama dengan SDM tersebut.
      • SDM Pelaku Proses, khusus nya yang membuat sistem kerja departemen, tidak bisa memajukan usaha karena tidak bisa mendelegasikan tugas nya kepada orang lain. Anda tidak dapat mentransfer pemikiran Anda dengan telepati. Harus ada suatu yang tertulis untuk menjelaskan apa yang Anda ketahui, kepada orang lain.
      • SDM Pelaku proses tidak dapat menuju ke posisi yang lebih tinggi karena dia tidak dapat mendelegasikan tugas yang dia pegang saat itu kepada orang lain. Ketika sebuah departemen dipegang oleh satu orang (yaitu manajer departemen) di masa startup, kemudian setelah beberapa waktu hierarki organisasi bertambah dan mengharuskan adanya seseorang yang memegang posisi nya yang dahulu. Manajer Departemen harus beranjak ke posisi yang lebih tinggi untuk mengatur orang- orang dibawah nya. Tetapi, karena dia tidak bisa mendelegasikan tugas kepada orang lain, maka dia tidak bisa beranjak meninggalkan posisi nya yang lama.
      • Perjanjian pembagian hasil kepada CO-Founder tidak worth untuk diberikan kepada seseorang yang tetap memegang peranan di posisi yang rendah. Karena dia tidak mampu naik ke posisi yang lebih tinggi dikarenakan dia tidak bisa mendelegasikan tugas nya.
  • Pembuatan judul untuk setiap prosedur kerja, harus disertakan kode jenis artikel nya dibelakang judul tersebut.
    • Penjelasan:
      • Manual Book memiliki kode judul [MB]. Jadi, jika Anda membuat Manual Book tentang Google Drive, maka pada judul postingan Manual Book tersebut, harus diberi kode [MB] di belakang judul tersebut.
        • Contoh: Google Drive [MB].
      • Perihal tentang kode judul prosedur kerja ataupun untuk membuat artikel yang lain nya, bisa dilihat disini: Jenis Sistem Kerja [KB]
  • Penulisan Knowledge Base di situs Startup Semarang.
    • Penjelasan:
      • Knowledge Base atau pengetahuan dasar adalah hal- hal yang harus diketahui oleh User ataupun Supervisor agar bisa lebih memahami akan prosedur kerja yang dibuat.
      • Jika Knowledge Base tersebut bukan sesuatu rahasia perusahaan, atau tidak berisi konten spesifik yang membahas tentang organisasi kita (STAR SHARE), maka bisa dituliskan di situs Startup Semarang.
      • Setiap pihak manajemen, memiliki akses dengan Role Author di situs Startup Semarang.
  • Aturan yang terdapat di manual book adalah acuan utama.
    • Penjelasan: Jika memang acuan manual book nya tidak sesuai dengan keadaan, User bisa bertindak diluar aturan, namun dengan ketentuan bahwa manual book nya perlu direvisi (ditambahi atau diganti).
  • Tindakan penting harus di dokumentasikan
  • Semua data penting ditaruh di Google Drive. Jangan menaruhnya secara offline di hardisk.
  • Aturan tentang tanya jawab.
    • Pertanyaan mengenai sistem kerja, dituliskan di kolom komentar artikel yang berisikan sistem kerja tersebut. Jika pertanyaan membutuhkan penjelasan lanjutan secara tatap muka, bisa dilakukan dengan Live Streaming di dalam Group Facebook STAR SHARE- Management. Cantumkan juga URL video Live Streaming nya di kolom komentar.

 

Ketentuan Kerja

  • Manager Departement dan Superintendent tidak boleh memegang pekerjaan operasional.
    • Untuk dapat melakukan pembangunan secara signifikan dan cepat, maka harus dibedakan role antara orang yang melakukan pembangunan dan role orang yang mengerjakan pembangunan tersebut. Manager Departement dan Superintendent bertugas untuk membuat sistem kerja. Apabila mereka ikut serta dalam melakukan aktivitas menjalankan sistem kerja tersebut, maka waktu dan tenaga yang mereka miliki tidak akan cukup. Pembangunan sistem kerja akan menjadi terhambat dikarenakan Manager Departement dan/ atau Superintendent ikut melakukan proses kerja.
    • Disisi lain, di waktu saat ini (awal tahun 2018), kebanyakan Manager Departement dan Superintendent adalah berstatus sebagai CO Founder (bukan employee di STAR SHARE), yang memiliki aktivitas kerja selain di STAR SHARE ini. Sehingga, dengan keterbatasan waktu yang mereka miliki, maka bisa di prediksi, apabila rekan CO Founder ikut serta dalam melakukan proses kerja, maka mereka akan kehabisan waktu dalam membuat sistem kerja.

Leave a Reply

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.